Upgradetraject NAV Smartschool

Het upgradetraject van de Navision software bij Smartbit bvba was noodzakelijk ter vervanging van hun verouderde Navision. Smartbit is al een 10-tal jaar vertrouwd met Navision voor boekhouding, betalingen, personeelsadministratie, dossierbeheer en e-facturatie. Dankzij een succesvolle upgrade met aanvullende optimalisaties kan Smartbit zorgeloos verder, zonder beperkingen.

Smartschool

Smartbit is een familiebedrijf en ontwikkelaar van Smartschool, een digitaal schoolplatform. Het wordt in heel België gebruikt in zowel het basis- en secundair alsook het volwassenonderwijs. Vandaag de dag werken meer dan 90% van de secundaire scholen en ongeveer 650 basisscholen in Vlaanderen met Smartschool.

Smartschool bestaat uit verschillende modules en heeft als voornaamste doel de samenwerking in een school vlotter te laten verlopen. De verschillende modules bevatten tools die gericht zijn op communicatie, administratie, educatie of leerling opvolging binnen de schoolomgeving.

Vertrouwd met Microsoft Dynamics Navision

Smartbit werkt al jaren met Navision en ook mede-zaakvoerder Geert Schuer is al vele jaren vertrouwd met Navision: “De grootste troef van Navision is dat het zeer flexibel is. Onze facturatie van de verschillende Smartschool modules verloopt geautomatiseerd via Navision op het leerlingenaantal van de scholen. Met één druk op de knop wordt het proces in gang gezet en rolt de factuur uit de printer of via mail, afhankelijk hoe de klant het wenst.”

“Met één druk op de knop wordt het facturatieproces in gang gezet. We besparen nu toch heel wat tijd”

Tot voor de upgrade werkte Smartbit met een verouderde versie van Navision. Voornamelijk de beperkingen qua performantie waar ze tegenaan liepen voedde de nood aan verandering. Aangezien ze reeds jaren een tevreden gebruiker zijn van Navision, was de keuze vrij eenvoudig en koos Smartbit voor een upgrade: “Het upgradetraject is goed verlopen in de nodige stappen. De deadline werd gehaald zodat onze operationele acties geen hinder hebben ondervonden. Alles was tijdig klaar voor de start van het nieuwe schooljaar.”

Meer dan een upgrade

De inzet van dit project was het updaten van een verouderde Navision versie. Daarnaast was er ook ruimte voor aanvullende optimalisaties met merkbare verbeteringen in de huidige werking bij Smartschool:

smart

“Edys bleek al snel de ideale partij. Kortom: een tevreden klant!”

“Zo is de integratie van het CODA verhaal positief. Met de nodige aanpassingen besparen we nu toch heel wat tijd.” CODA is een elektronisch bestand van rekeninguittreksels en bijlagen waarbij IT-systemen bewegingen kunnen herkennen en opnemen in de boekhouding. Tot voor kort werden betalingen enkel herkend o.b.v. een gestructureerde mededeling. Edys optimaliseerde dit door een koppeling te voorzien tussen verkoopfactuur en gestructureerde mededeling waardoor CODA ook o.b.v. factuurnummer betalingen kan herkennen en er bijgevolg een snellere mapping in Navision kan plaatsvinden.

Tevreden klant

“Als een school met smartschool wenst te starten, kan alles meteen worden opgestart via Navision. Niet veel later ontvangt de klant een bevestigingsmail van installatie.” Geert Schuer verwacht van een ERP dat het bedrijfsprocessen vereenvoudigt met het oog op een correcte en performante werking. Zo is Navision gekoppeld aan de back-end van het schoolplatform. Alle gegevens worden op deze manier onmiddellijk uitgewisseld tussen beide systemen. “De verwachtingen zijn ingelost. Edys bleek al snel de ideale partij: klein, maar snel, flexibel en er is voldoende kennis aanwezig. Kortom, een tevreden klant!”

Benieuwd wat we voor u kunnen betekenen? Contacteer ons!

JMDFS.

Smartbit bvba, Familiebedrijf, ± 20 werknemers, bestaat 14 jaar

Hoogstraat 13
B-3670 Meeuwen

Smartschool, digitaal schoolplatform

Waarom Edys?

Edys is opgericht door ervaren consultants met een passie voor IT! Als team denken we mee met onze klanten bij het realiseren van een oplossing op maat van uw bedrijf. We delen onze kennis en ervaring graag, zodat u steeds future-proof bent!